BEMÆRK: Ansøgningsfristen er overskredet
Motiveres du af at indtage en central rolle, hvor din bistand er vigtig for en leder på højt niveau? Og trives du med ansvaret for at få tingene til at klappe i en travl hverdag? Så er du måske campuschefens nye assistent.
Jobbeskrivelse
Som assistent for campuschefen bliver du central for hans virke. Det gør du bl.a. ved at styre hans kalender med fast hånd, koordinere og arrangere hans møder samt aktiviteter og gennem proaktiv forberedelse af mødematerialer, hvor du sørger for, at nødvendige input er til rådighed til tiden. Derudover vil du assistere campuschefen i mindre kommunikationsopgaver, eksempelvis ved at bistå ham i hans optræden på SoMe, samt kvalitetssikre og læse korrektur på skriftligt materiale, og udarbejde præsentationer i MS Powerpoint.
Du bliver en del af Administrations- og Ledelsessupportteamet omkring campuschefen, som bl.a. yder rådgivning og administrativ betjening og varetager opgaver relateret til hele den administrative enhed på AAU CPH, Fælles Service CPH. Det betyder, at du også forventes at deltage i- og til tider være tovholder på- tværgående processer i afdelingen.
Dine vigtigste opgaver er:
- Effektiv kalenderstyring og mødeforberedelse
- Drive opfølgning og være proaktiv på campuschefens arbejdsområder– du kan se behovet for initiativer og løsninger, inden de opstår
- Mindre kommunikationsopgaver, eks. kvalitetssikring af tekster, SoMe og præsentationer
- Planlægning af campuschefens årshjul, herunder koordinering og håndtering af praktiske gøremål omkring møder og aktiviteter
- Administrative opgaver, eks. rejseplanlægning,-bestilling og-afregning og generel journalisering
- Deltagelse i processer på tværs af afdelingen, eks. implementering af centralt besluttede tiltag.
Om dig:
For at lykkes i rollen er det vigtigt, at du evner at sætte dig ind i campuschefens hverdag og arbejdsområder, og kan integrere denne viden i dit arbejde. Campuschefen er en energisk person og er involveret i mange forskellige typer opgaver, og det er derfor vigtigt, at du kan matche energien og tempoet. Det gør du bl.a. ved at være struktureret, kvalitetsbevidst, og du kan håndtere fortrolige informationer med diskretion og manøvrere sikkert i en politisk styret organisation. Derudover kender du den fine balance mellem detaljeorientering og helhedssyn, alt efter omstændighederne.
Vi forestiller os, at du:
- har en relevant uddannelse og/eller erfaring fra lignende stilling
- er mester i kalenderstyring
- har stærke retskrivningskompetencer på dansk, evt. fra en sproglig baggrund. Det vil desuden være en fordel, at du kan skrive korrekt og ubesværet på engelsk
- kan gennemskue formelle og uformelle organisationsstrukturer
- besidder en sund dømmekraft og evner at skabe gode relationer på tværs af afdelinger og niveauer
- finder motivation og arbejdsglæde i rollen som assistent, der bistår en leder på højt niveau
- er erfaren i MS Office pakken og har let ved at sætte dig ind i nye it-systemer.
Hvad får du:
Vi tilbyder en afvekslende hverdag, hvor du kommer helt tæt på ledelsen af AAU’s campus i København. I Fælles Service CPH er vi kollegaer med mange forskellige fagligheder, som arbejder side om side og på tværs for at give vores studerende de bedste rammer for deres uddannelse og udvikling. Vi er en familievenlig arbejdsplads, hvor vi interesserer os for hinanden og har højt til loftet. Der er desuden mulighed for distancearbejde 1-2 dage om ugen.
Stillingen er en fast fuldtidsstilling på 37 timer om ugen(inkl. frokost) og ønskes besat pr. 1. august 2023 eller snarest derefter.
Vil du vide mere om stillingen, kan du kontakte chefsekretær, Helle Taiger Oskarsson(9940 2534/hos@adm.aau.dk).
Vi skal modtage din ansøgning senest 5. juni 2023, og forventer at afholde samtaler 15. juni 2023.
Løn og ansættelsesvilkår
Ansættelse og aflønning iht. gældende overenskomst i staten, herunder OAO-fællesoverenskomsten. Der er mulighed for forhandling af kvalifikationstillæg.
Der er 3 måneders gensidig prøvetid i stillingen.
Aalborg Universitet skal modtage din ansøgning elektronisk vedhæftet CV, eksamensbevis og anden relevant dokumentation. Åbn linket"søg stillingen online" og udfyld ansøgningsformularen.
AAU ønsker at afspejle det omgivende samfund og har diversitet som en kerneværdi. Derfor opfordres alle uanset personlig baggrund og orientering til at søge stillingen.
Ref. nummer
1210046
Ansøgningsfrist
05.06.2023
INFORMATIONER OM STILLINGEN:
- Arbejdspladsen ligger i:
Dragør Kommune
-Virksomheden tilbyder:
Fastansættelse: fuldtid
-Arbejdsgiver:
Aalborg Universitet, A. C. Meyers Vænge 15, 2450 København SV
-Ansøgning:
Ansøgningsfrist: 05-06-2023; - ansøgningsfristen er overskredet
Ved skriftlig henvendelse: https://www.stillinger.aau.dk/teknisk-administrative-stillinger/vis-stilling?vacancyId=1210046
Se mere her: https://job.jobnet.dk/CV/FindWork/Details/5833389